Приложение для персонала: что меняется в работе заведения

Приложение для персонала переносит в телефон сотрудника то, что раньше жило в общем чате, тетради и памяти администратора: кто из гостей едет, какая бронь новая, у кого машина, какой штраф не оплачен. У каждого события в работе заведения появляются статус и человек, который за него отвечает.

Я сделал два таких приложения. Pushka POS работает на смену лаунджа в Дубае, Lucent Staff для персонала проката суперкаров. Оба сейчас в TestFlight. Ниже я разбираю, что они делают и как это устроено. Результатов в цифрах не будет: таких данных пока нет. Экраны обоих проектов есть в кейсах Pushka и Lucent Staff, условия разработки описаны на странице приложений.

Чем приложение для смены отличается от гостевого

Гостевое приложение продаёт и удерживает: карта, кэшбек, бронь, меню. Приложение персонала нужно, чтобы смена ничего не пропустила и не делала лишнего.

Возьмём Pushka. Гость открывает гостевое приложение, бронирует стол на плане зала и нажимает «Скоро буду». Если у смены нет своего инструмента, эта кнопка ничего не значит: сигнал уходит в пустоту или в чат, который никто не читает в пятницу вечером. Pushka POS принимает этот сигнал и показывает его сотрудникам.

Отсюда правило: гостевое приложение без приложения для смены обещает гостю то, чего заведение не выполнит. Если вы заказываете первое, сразу спросите, кто и где увидит действия гостя.

Какие задачи уходят из чатов в приложение

Задача	Как обычно решают	Что делает приложение	Где сделано
Гость сообщил, что едет	Звонок администратору, сообщение в общий чат	Пуш и карточка в Dynamic Island у сотрудников	Pushka POS
Новая заявка на аренду	Менеджер пересылает скриншот в группу	Лид со статусом, ответственным и заметками	Lucent Staff
Сообщения из разных каналов	Каждый отвечает со своего телефона	Общий инбокс с ответом из треда	Lucent Staff
Штрафы по машинам	Кто-то время от времени проверяет вручную	Система раз в сутки проверяет штрафы RTA по госномерам, в приложении список с машиной, клиентом и отметкой «оплачен»	Lucent Rental + Lucent Staff
Состояние машины при выдаче	Фото в галерее водителя	Чеклист ракурсов при выдаче и возврате	Lucent Staff
Выручка	Владелец просит отчёт у менеджера	Экран денег только для владельца	Lucent Staff

Каждая строка закрывает конкретную потерю: забытого гостя, ответ клиенту с опозданием в несколько часов, спор о царапине, штраф, который всплыл через месяц.

Pushka POS: уведомления тем, кто рядом

Pushka POS отправляет сотрудникам пуши через APNs, сервис уведомлений Apple, и показывает карточки Live Activity. Live Activity живёт на экране блокировки и в Dynamic Island, поэтому официант видит «гость едет», не открывая приложение.

Второй механизм — геофильтр. Пуши и карточка «гость едет» идут только кассирам и официантам, которые находятся в радиусе около 1 км от точки. Фильтр работает в сборке, которая сейчас в TestFlight. Зачем он нужен, видно по выходному дню. Сотрудник отдыхает дома, а телефон каждые десять минут сообщает о чужих гостях. Через неделю он отключит уведомления совсем и в свою смену их тоже не увидит. Фильтр по расстоянию решает это без ручного расписания.

Третье — заставка с Face ID. Телефон сотрудника часто лежит у кассы или на стойке, и открыть его может любой. Блокировка по лицу закрывает данные гостей от случайных людей.

Ещё одна деталь, которую владелец не заметит, пока приложение не упадёт в час пик: в Pushka POS подключены отчёты о сбоях через MetricKit. Разработчик получает данные о падениях с телефонов сотрудников и чинит ошибку, не выясняя у людей, что они нажимали.

Lucent Staff: прокат, где смена работает в дороге

В прокате суперкаров персонал проводит рабочий день в машине: везёт авто клиенту в отель, забирает в аэропорту, возвращается на парковку. Поэтому Lucent Staff построен вокруг дня и поездки.

Экран Today показывает три цифры: сколько машин в аренде, сколько подач сегодня, сколько новых лидов. Под ними выдачи и возвраты на сегодня и на завтра. Менеджер открывает приложение утром и видит план дня одним экраном.

Режим поездки ведёт сотрудника по шагам: «Еду к клиенту», «На месте», «Выдал» или «Забрал». Внутри навигатор, мини-карта и правка времени подачи, если клиент перенёс встречу. Интерфейс на английском, для персонала в Дубае.

Лиды приходят с фильтрами New, Confirmed, Paid, Active, Done и поиском по имени и телефону. В карточке лида сотрудник меняет статус, берёт заявку на себя кнопкой «Take it», пишет заметки, копирует ссылку на оплату и одним нажатием звонит или пишет в WhatsApp.

Inbox собирает треды всех каналов со значком канала и счётчиком непрочитанных. Как устроены сайт и CRM проката, с которыми работает приложение, я разобрал в кейсе Lucent Rental.

Роли и доступ: кто что видит

Первый вопрос владельца к такому приложению: увидит ли официант или водитель выручку. В Lucent Staff экран Money с пятью цифрами статистики и платежами открыт только владельцу. В CRM проката две роли, owner и staff, и приложение их соблюдает.

Права лучше описать до начала разработки. Условный пример: в кафе на 12 человек бариста видит заказы и брони, старший смены видит ещё и отмены, владелец видит деньги и смены. Если записать это таблицей на одну страницу, подрядчик заложит роли в базу с первого дня. Дописывать роли в готовое приложение дольше и дороже: приходится перепроверять каждый экран.

Документы клиентов: как не допустить утечки

Прокат хранит документы клиентов. В Lucent Staff предусмотрено четыре вида документов, у каждого срок действия, просроченный подсвечивается красным. Сотрудник загружает документ сканом через VisionKit, встроенный в iOS сканер.

Картинки документов держатся только в памяти приложения, кнопок «поделиться» и «сохранить» нет. Скан клиента не попадает в галерею сотрудника, а оттуда в его личный iCloud.

Проверить это у любого подрядчика можно за пять минут на тестовом телефоне:

Отсканируйте документ в приложении, закройте его и откройте «Фото». Скана там быть не должно.
Откройте документ и сделайте долгое нажатие на картинку. Меню «Сохранить» или «Скопировать» появиться не должно.
Спросите, где лежит оригинал и кто из ролей его видит.
Спросите, что происходит с документами на телефоне, когда сотрудника отключают от системы.

В ОАЭ обработку персональных данных регулирует закон PDPL. Что именно он требует от вашего бизнеса, уточните у юриста. Приложение со своей стороны закрывает самый частый канал утечки: личный телефон сотрудника.

Фото при выдаче и возврате

Спор «эта царапина была до вас» в прокате решают фотографии. В Lucent Staff при выдаче и возврате открывается чеклист ракурсов: сотрудник снимает машину по списку, а не как придётся. Фото загружаются по одному. Если на подземной парковке пропала связь, приложение повторяет загрузку.

Условный пример списка для аренды авто: перед, зад, левый и правый борт, четыре диска, салон, одометр с уровнем топлива. Десять кадров, и пропустить заднее крыло сотрудник уже не сможет: шаг не закроется.

Та же схема подходит любому бизнесу, где вещь уходит к клиенту и возвращается: аренда яхт, техники, оборудования для съёмки. Попросите подрядчика сделать список ракурсов редактируемым. Набор кадров для катера и для камеры разный, и менять его без разработчика дешевле.

Как раздать приложение сотрудникам

Приложению для смены не обязательно лежать в публичном App Store. Pushka POS сейчас раздаётся внутренней группе в TestFlight, Lucent Staff тоже в TestFlight и готово к выпуску.

По документации Apple в TestFlight можно добавить до 100 внутренних тестировщиков из команды App Store Connect и до 10 000 внешних, а каждая сборка работает 90 дней. Для пилота на одной точке этого хватает. Для постоянной работы на нескольких точках обсудите с подрядчиком непубличное распространение, у Apple для этого есть отдельные варианты. На чей аккаунт разработчика выпускать приложение, решите заранее. Как оформить публикацию от компании, подробно описано в журнале Savage Media, а что проверяют на ревью, я разобрал в статье о ревью Apple.

Вопросы подрядчику перед заказом

Кто увидит событие гостя или клиента и через сколько секунд? Попросите показать путь от кнопки до телефона сотрудника.
Как уведомления фильтруются по сменам или по расстоянию до точки?
Какие роли будут в приложении и какие экраны закрыты для каждой?
Где хранятся документы и фото клиентов, можно ли сохранить их на телефон сотрудника?
Что происходит без интернета: на парковке, в лифте, в подвале?
Как вы узнаете о сбое у сотрудника, если он не напишет?
Через что приложение попадёт на телефоны персонала и на чей аккаунт разработчика?
Откуда приложение берёт данные: касса, CRM, сайт? Кто владеет этой базой?

Если на половину вопросов подрядчик отвечает «потом разберёмся», это повод насторожиться. По моему опыту, агентства часто продают красивые экраны, за которыми нет рабочих связей с кассой и CRM.

Что не стоит делать

Заказывать приложение для смены без описанного процесса. Если сейчас никто не отвечает за новую заявку, приложение покажет её всем, и снова никто не возьмёт. Кнопка «Take it» в Lucent Staff работает, потому что за ней стоит правило: взял — отвечаешь.
Слать уведомления всем сотрудникам подряд. Те, кто не на смене, их отключат, и система потеряет смысл.
Давать персоналу доступ к деньгам «пока так проще». Забрать права потом без конфликта не получится.
Разрешать сохранять документы клиентов в галерею. Уволенный сотрудник уносит их с собой в личном телефоне.
Строить приложение для смены отдельно от гостевого или от CRM. Две несвязанные базы дают двойной ввод и расхождения.
Ставить GPS-трекеры там, где задача в другом. В Lucent Staff карта Fleet показывает, какие машины на руках, без трекеров в машинах: владельцу нужно знать, у кого авто, а не следить за каждым поворотом.

Короткий чек-лист

Выпишите пять событий, которые смена сейчас теряет чаще всего.
Для каждого события назначьте, кто его видит и кто отвечает.
Составьте таблицу ролей: какие экраны видит сотрудник, старший смены и владелец.
Решите, какие данные клиентов приложение трогает и где они хранятся.
Проверьте, откуда приложение возьмёт данные: касса, CRM, сайт, мессенджеры. Если заявки приходят из WhatsApp, прочитайте, нужен ли вам WhatsApp Business API.
Запустите пилот через TestFlight на одной смене и соберите вопросы сотрудников за неделю.
После пилота уберите экраны, которыми никто не пользовался, и только потом раздайте приложение всему штату.

Вопросы и ответы

Нужно ли публиковать приложение для персонала в App Store?

Нет. Сотрудники могут ставить сборку через TestFlight. Для постоянной работы у Apple есть непубличные способы распространения, их выбирают вместе с подрядчиком под размер штата.

Чем приложение для смены лучше общего чата в WhatsApp?

У каждого события есть статус и ответственный, поэтому заявка не тонет в ленте сообщений. Доступ к деньгам и документам клиентов настраивается по ролям, а в чате их видят все участники.

Можно ли сделать одно приложение и для гостей, и для персонала?

Технически можно, но у гостя и у сотрудника разные задачи, права и сценарии. В Pushka это два приложения: гостевое и Pushka POS для смены того же лаунджа.

Сколько стоит приложение для персонала?

Мои приложения начинаются от 35 000 AED (Special offer). Итоговая цена зависит от числа экранов, ролей и интеграций с кассой, CRM и мессенджерами.