Прямая трансляция мероприятия: рабочий план подготовки
Трансляцию готовят по узлам: площадка и интернет с резервным каналом, камеры и звук, графика, роли, сценарий по минутам, прогон накануне и заранее расписанные действия при обрыве.
Трансляцию мероприятия готовят по узлам: площадка и интернет с резервным каналом, камеры и звук, графика, роли, сценарий по минутам, прогон накануне. Отдельно заранее расписывают, кто и что делает при обрыве, потому что во время эфира на обсуждение нет времени.
Я был подрядчиком по прямым трансляциям у Росконгресса на Восточном экономическом форуме во Владивостоке (кейс). Ниже рабочий план для организатора конференции, презентации или открытия в ОАЭ. Его можно отдать подрядчику и проверять по пунктам.
Площадка: что проверить на осмотре
Осмотр проводят до подписания договора с площадкой, вместе с подрядчиком трансляции. Ходите со списком:
- Где встанет пульт. Нужен стол, с которого видно сцену, и розетки рядом, а не через весь зал.
- Откуда пойдёт звук. Нужен отдельный выход с пульта зала на трансляцию.
- Где встанут камеры. Это точки, перед которыми не будут ходить гости и официанты.
- Где проходит проводной интернет и можно ли протянуть кабель до пульта.
- Кто техник площадки в день события. Запишите его имя и телефон.
На том же осмотре закройте согласования. Спросите, требует ли площадка своего разрешения на съёмку и трансляцию: отели и торговые центры часто требуют. Нужно ли разрешение на ваш формат, уточните в Dubai Film and TV Commission. Сборы и сроки разобраны в журнале Savage Media. Согласие спикеров на эфир и дальнейшее использование записи берите письменно. Формулировку о съёмке для гостей (табличка на входе, строка в регистрации) согласуйте с площадкой и юристом.
Интернет: основной канал и резерв
Основной канал должен быть проводным и выделенным только под эфир, отдельно от гостевого Wi-Fi. Площадка обычно называет входящую скорость, а для эфира нужна исходящая.
Порядок действий:
- Узнайте в справке платформы (YouTube, Vimeo, своя страница) рекомендованный битрейт для нужного качества.
- Замерьте исходящую скорость на месте, в тот же день недели и в то же время суток, что и эфир.
- Если замер ненамного выше битрейта, снижайте качество эфира заранее, а не во время сбоя.
- Резерв делайте через другого провайдера: мобильный роутер с сим-картами разных операторов или устройство, которое объединяет несколько каналов.
- Решите, как происходит переключение: автоматически в кодере или вручную режиссёром. Если вручную, запишите, на какой кнопке это делается.
Если основной канал упадёт, зритель увидит просадку качества вместо чёрного экрана.
Камеры и планы
Для конференции нужно минимум две камеры: общий план сцены и крупный план спикера. Третья камера на зал или на модератора даёт режиссёру выбор и прикрывает отказ одной из двух.
Решите до события:
- Пойдут ли слайды в эфир прямым сигналом с компьютера. Прямой сигнал читается лучше, чем экран, снятый камерой.
- Пишется ли каждая камера отдельно, на карту или на рекордер. Без отдельных записей нельзя смонтировать выступление без ошибок эфира.
- Кто стоит за каждой камерой. Камера с крупным планом без оператора теряет спикера, как только он отходит от трибуны.
Если вам нужна только запись выступлений без эфира, задача другая. Её постановка описана в статье о заказе видеосъёмки в Дубае.
Звук
Зритель простит камеру, которая на секунду потеряла фокус. Шум, эхо или тишину он не простит и закроет вкладку. Звук в эфир берут с пульта зала. Микрофон камеры годится только как аварийный.
Проверьте:
- Сколько радиомикрофонов нужно: по одному на каждого участника панели плюс модератор и один запасной. Нужны и запасные батарейки.
- Кто подаёт микрофон зрителю на вопросах. Вопрос, заданный мимо микрофона, онлайн-зритель не услышит.
- Как в эфир попадает звук роликов, которые крутят на сцене.
- Есть ли права на музыку в роликах и на заставке. Платформа может заглушить или остановить эфир прямо по ходу.
Расстановка света и микрофонов для спикера разобрана в статье про съёмку интервью. Для сцены правила те же.
Графика
Графику готовят до события и проверяют на прогоне. В день эфира её не рисуют. Минимальный набор:
| Элемент | Когда в эфире | Что дать подрядчику |
|---|---|---|
| Заставка до начала | За 10–15 минут до старта | Логотип, название, время начала |
| Плашка спикера | При выходе каждого спикера | Имя и должность в том написании, как на бейдже |
| Логотипы партнёров | В перерывах или углом кадра | Файлы в векторе или PNG без фона |
| Экран «перерыв» | Кофе-брейк, обед | Время возобновления |
| Экран «технический перерыв» | При сбое | Текст и музыку с правами |
Список спикеров с должностями отдаёт один человек со стороны организатора. Если должности правят три человека, в эфир уходит ошибка.
Оборудование: основной комплект и резерв
| Узел | Основное | Резерв | Кто привозит |
|---|---|---|---|
| Камеры | 2–3 камеры на штативах | Третья камера или запасная на общий план | Подрядчик |
| Видеомикшер | Микшер на нужное число входов | Ручная работа на двух входах | Подрядчик |
| Кодирование | Аппаратный кодер или стрим-компьютер | Второй кодер или ноутбук с настроенным эфиром | Подрядчик |
| Интернет | Выделенный проводной канал | Мобильный роутер на других операторах или объединение каналов | Площадка и подрядчик |
| Звук | Выход с пульта зала | Микрофон камеры как аварийный | Площадка и подрядчик |
| Микрофоны | Радиомикрофоны по числу спикеров | Один запасной, батарейки | Площадка |
| Слайды | Прямой сигнал с компьютера сцены | PDF-копия на компьютере режиссёра | Организатор и подрядчик |
| Запись | Каждая камера и итоговый эфир | Вторая карта или рекордер | Подрядчик |
| Питание | Розетки у пульта | ИБП под кодер и микшер | Площадка и подрядчик |
| Связь | Рации или интерком | Отдельный чат в мессенджере | Подрядчик |
| Контроль | Мониторы на пульте | Телефон с мобильным интернетом, где эфир смотрят как зритель | Подрядчик |
Попросите подрядчика заполнить такую таблицу под ваше событие. Пустая колонка «Резерв» показывает, где эфир остановится при первом сбое. Цены на съёмку мероприятий в Дубае разобраны в журнале Savage Media.
Роли в день эфира
У каждого одна задача и один человек, которому он сообщает о проблеме.
| Роль | Задача | Кому сообщает |
|---|---|---|
| Режиссёр | Переключает камеры и графику, принимает решения при сбое | Менеджеру со стороны организатора |
| Оператор крупного плана | Держит спикера в кадре | Режиссёру |
| Звукорежиссёр | Уровни, включение микрофонов по сценарию | Режиссёру |
| Контроль эфира | Смотрит трансляцию с телефона через мобильный интернет | Режиссёру, сразу |
| Менеджер сцены | Выводит спикеров, сообщает об изменениях программы | Режиссёру |
| Модератор чата | Отвечает зрителям, передаёт вопросы на сцену | Менеджеру сцены |
Связь идёт по одному каналу. Менеджер сцены пишет об изменении до того, как оно случится: «спикер 3 задерживается на 5 минут». Режиссёр подтверждает одним словом.
Сценарий с таймингом
Программа для гостей вида «10:00 открытие, 10:30 панель» режиссёру не подходит. Ему нужна раскладка по минутам: кто выходит, с какой стороны, какой план, какой микрофон.
Условный пример:
| Время | Сцена | Эфир | Звук |
|---|---|---|---|
| 09:45 | Гости рассаживаются | Заставка | Музыка с правами |
| 10:00 | Модератор выходит слева | Общий план, плашка модератора | Радиомикрофон 1 |
| 10:03 | Ролик о компании | Прямой сигнал с компьютера | Звук ролика с пульта |
| 10:06 | Первый спикер, слайды | Крупный план и слайды попеременно | Радиомикрофон 2 |
Финальную программу, список спикеров и все файлы презентаций подрядчик получает минимум за день до события. Слайд, принесённый на флешке за пять минут до выхода, некому проверить: шрифты и видео внутри презентации могут не открыться на компьютере сцены.
Генеральный прогон
Прогон проводят на площадке, на той же технике, лучше накануне. Проверяют по списку:
- Тестовый эфир на закрытую ссылку: картинка и звук доходят до зрителя без рассинхрона.
- Переключение на резерв: выдерните основной кабель и посмотрите на контрольном телефоне, что видит зритель.
- Все слайды и ролики с того компьютера, с которого их покажут.
- Все микрофоны в точках, где будут стоять спикеры.
- Всю графику: имена, должности, экран «технический перерыв».
- Запись: файл с каждой камеры открывается.
Если прогона накануне не будет, нужны хотя бы два часа на месте до начала и тестовый эфир за час до старта.
Что делать при обрыве
Решения при сбое принимает один человек, режиссёр. Назначьте заранее порог ожидания: сколько секунд режиссёр пытается восстановить сигнал, прежде чем включить экран «технический перерыв». Условный порог: 30 секунд, подберите его под своё событие.
| Сбой | Что видит зритель | Действие | Кто решает |
|---|---|---|---|
| Упал основной интернет | Просадку качества или паузу | Переключение на резерв, проверка на контрольном телефоне | Режиссёр |
| Упали оба канала | Остановку эфира | Запись на месте продолжается; организатор пишет в чат и соцсети время возобновления; пропущенный фрагмент выкладывают из записи | Режиссёр, текст пишет организатор |
| Пропал звук | Картинку без звука | Плашка «восстанавливаем звук», переход на запасной выход или аварийный микрофон | Звукорежиссёр сообщает, режиссёр решает |
| Отказала камера | Меньше планов | Работа на оставшихся камерах | Режиссёр |
| Не открылась презентация | Спикера без слайдов | PDF-копия с компьютера режиссёра или план на экран сцены | Режиссёр и менеджер сцены |
| Платформа остановила эфир | Сообщение платформы | Запуск на заранее созданной резервной ссылке, новая ссылка в чате и соцсетях | Режиссёр и организатор |
Платформы по-разному ведут себя после обрыва: где-то эфир продолжается по той же ссылке, где-то создаётся новый. Проверьте это в справке своей платформы до события и подготовьте текст сообщения для зрителей на оба случая.
Что не стоит делать
- Планировать эфир на гостевом Wi-Fi без замера и без резерва.
- Брать звук в эфир с микрофона камеры.
- Принимать презентации у спикеров в день события.
- Ставить в эфир музыку без прав, даже на заставку перерыва.
- Совмещать режиссёра эфира и оператора съёмки «дневника» события: при совмещении страдает трансляция.
- Начинать анонс эфира, пока площадка не подтвердила разрешение на трансляцию.
- Обещать партнёрам смонтированную запись в тот же день, если монтаж не заложен в смету.
Съёмку и эфир под событие можно заказать на странице видеосъёмки. Подробнее о работе на форуме рассказано в статье о трансляциях Росконгресса.
Короткий чек-лист
| Срок | Что сделать |
|---|---|
| За 4–6 недель | Цель и платформа эфира, подрядчик, осмотр площадки, зоны ответственности в договоре |
| За 3 недели | Замер исходящей скорости на месте, выбор резервного канала, согласования с площадкой и DFTC |
| За 2 недели | Схема камер, выход звука с пульта, таблица оборудования с колонкой «Резерв», согласия спикеров |
| За 3–5 дней | Сценарий по минутам, список спикеров с должностями, таблица ролей, порог ожидания при сбое |
| За 1 день | Все слайды и ролики у подрядчика, прогон с выдёргиванием основного кабеля, тестовый эфир |
| В день события | Тестовый эфир за час, контроль с телефона через мобильный интернет, резервная ссылка создана |
| После события | Записи с каждой камеры, нарезка выступлений, пропущенные при обрыве фрагменты выложены из записи |
Вопросы и ответы
За сколько времени до мероприятия нанимать подрядчика на трансляцию?
До подписания договора с площадкой. Подрядчику нужно осмотреть зал, замерить интернет и найти место под пульт. После подписания условия площадки менять сложнее.
Можно ли вести трансляцию через мобильный интернет?
Как резерв можно, как единственный канал рискованно. Когда в зале сотни гостей с телефонами, сотовая сеть может просесть. Основной канал лучше проводной, а резерв должен идти через другого провайдера.
Нужно ли разрешение на трансляцию события в Дубае?
Это зависит от площадки, формата и того, кто снимает. Уточните у площадки и в Dubai Film and TV Commission, а вопросы о съёмке людей и рекламе задайте юристу.
Что делать, если эфир оборвался полностью?
Запись на месте продолжается, поэтому выступление не теряется. Организатор сообщает зрителям время возобновления, а пропущенный фрагмент выкладывают из записи после события.